Der er selvfølgelig nye ting at vænne sig til, uanset om man kommer fra Arkibas eller DMI.
I forhold til DMI er den vigtigste nyhed nok journaliseringen: Man opretter en ny journal, når man får noget materiale ind, og knytter journalen til en eller flere tilvejebringere (givere, sælgere, osv). Dermed er disse oplysninger, der ikke skal være offentligt tilgængelige, adskilt fra de øvrige oplysninger, der må ses af alle og enhver.
Det næste trin i registreringen er nyt for Arkibas-brugere: Man opretter en ny post i tabellen Materiale til hver enkelt afgrænsede del af det indkomne materiale (genstande, rapporter, arkivalier, osv). Disse poster knyttes automatisk til journalen - og kan dernæst knyttes til en samling, som er den nye fællesbetegnelse for sager og arkivfonde, og som samler materiale på tværs af journalerne. Dermed er der fuldstændig styr på hvordan materialet er kommet i hus - uden at man skal beskrive materialet to gange.
Foruden den primære samlingstilknytning er der mulighed for at oprette flere sekundære tilknytninger, som egentlig blot er henvisninger til andre samlinger. Ved at lade henvisningerne fungere på samme måde som samlingstilknytninger sikres det, at materialet er synligt i alle de sammenhænge hvor det er relevant - det kunne for eksempel være et brev, der således både kan knyttes til afsenderen og modtageren, og såmænd også til en samling der omhandler en person, der er beskrevet i brevet. En samling kan også være en udstilling. Det kræver ikke ny beskrivelse af materialet, blot oprettelse af en tilknytning fra hvert stykke materiale til samlingen. Formentlig er det også den letteste måde at udvælge materiale til en udstilling eller en bog. For at lette dette arbejde yderligere er der mulighed for at foretage en søgning og så med et enkelt klik knytte alt det fundne materiale til en samling.
Det er også nyt, at alle registreringer foretages samlet. I kraft af den fleksible struktur i Basis er det ikke nødvendigt at registrere arkivalier for sig, billeder for sig, genstande for sig osv. Et billede er et stykke materiale på lige fod med en medlemsfortegnelse. Og en kunstner er en samling på lige fod med en sag. Det giver overblik.
Fleksibiliteten kommer fra skabelonerne. De kan knyttes til hver enkelt type materiale eller samling og indeholder alle de oplysninger, man har brug for at skrive igen og igen - inklusive dispositionspunkterne, der sikrer at man får alle de relevante oplysninger med. Basis leveres med udfyldte skabeloner til alle de gængse typer materiale og samlinger, som hver enkelt medarbejder bruger som udgangspunkt for at oprette sine egne skabeloner. Det sparer tid og sikrer ensartethed i registreringerne.
Man kan knytte billeder, lyd og video til materialet. Det anbefales at originalen ligger på et udskifteligt medie (hjemmebrændte cd'er eller dvd'er er aldeles velegnede), hvor der er plads nok. Billederne oprettes der en komprimeret arbejdskopi af på en harddisk, således at man altid kan se dem. Hvis man har brug for at se flere detaljer end arbejdskopien tillader, kan originalen vises ved at sætte cd'en i sit cd-drev. Lyd og video kan endnu ikke komprimeres hurtigt og kraftigt til at denne fremgangsmåde er anvendelig, så der skal man have fat i originalen for at kunne se og høre.